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個人情報の保護に関する規程

2005年3月26日制定
2016年1月30日改正

第1条 (目的)
  1. この規程は、学校法人同志社及び法人内各学校(以下「本学」という。)が保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人情報の収集、管理及び利用に関する本学の責務を明確にするとともに、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。
第2条 (定義)
  1. この規程において、「個人情報」とは、本学に在籍・在職したか、在籍・在職しようとした又は在籍・在職している学生、生徒、児童、園児とその保証人、保護者、家族、親族等並びに役員、教職員等に関する情報であって、本学が業務上取得又は作成したもののうち、特定の個人が識別され又は識別されうるものをいう。
  2. この規程において、「情報主体」とは、個人情報から識別され又は識別されうる個人をいう。
第3条 (責務)
  1. 本学は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関し必要な措置を講じるとともに、個人情報の収集又は利用を行うにあたっては、情報主体の基本的人権を尊重し、プライバシーの保護に努めなければならない。
  2. 本学の役員又は教職員並びに役員又は教職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を漏えいし又は不当な目的に使用してはならない。
第4条 (個人情報保護委員会の設置)
  1. 個人情報の保護に関わる事項を審議するため、法人部及び各学校に個人情報保護委員会を設置する。
第5条 (管理者の設置)
  1. 本学は、この規程の目的を達成するため、所管の個人情報ごとに個人情報管理者(以下「管理者」という。)を置く。
  2. 管理者は、所管の個人情報の取扱いに関し、個人情報保護委員会から助言又は指導等があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。
第6条 (収集の制限及び方法)
  1. 個人情報の収集は、本学の教育・研究及び業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要最少限度の範囲で行わなければならない。
  2. 個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により、情報主体から直接に行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者から収集することができる。
    • (1) 情報主体の同意がある場合
    • (2) 個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
    • (3) 法令の規定に基づく場合
    • (4) 本学の定める規程によって収集する場合
    • (5) その他、個人情報保護委員会が、本人から収集したのでは目的を達成できないか、業務に支障があると認めた場合
  3. 個人情報を第三者から収集する場合には、情報主体の権益及びプライバシーを侵害しないよう、十分に留意しなければならない。
  4. 個人情報の収集に際しては、本学が定める学則及び就業規則等で規定するものを除き、原則として次の各号について明らかにし、情報主体の同意を得なければならない。
    • (1) 収集の目的
    • (2) 用途
    • (3) 保有期間
  5. 個人情報の収集は、思想、信条及び信教に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項について、いかなる理由があっても行ってはならない。
第7条 (利用及び提供の制限)
  1. 収集した個人情報は、定められた利用目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
    • (1) 情報主体の同意がある場合
    • (2) 個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
    • (3) 法令の規定に基づく場合
    • (4) その他、個人情報保護委員会が、必要かつ相当の理由があると認めた場合
第8条 (適正管理)
  1. 管理者は、個人情報の安全保護及び信頼性を確保するため、所管の個人情報の漏えい、滅失、毀損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
  2. 管理者は、所管の個人情報を、その目的に応じ、正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
  3. 管理者は、保有する必要がなくなった所管の個人情報を、確実かつ迅速に廃棄又は消去しなければならない。
第9条 (学外への持ち出し制限)
  1. 個人情報は、学外へ持ち出してはならない。ただし、管理者が許可した場合及び個人情報を使用する業務を学外者に委託する場合は、この限りでない。
  2. 前項の業務を委託する場合は、委託業者と個人情報の保護に関する必要な事項について、約定しなければならない。
  3. 第1項の規定にかかわらず、教員が授業運営に係る資料、試験答案、論文、レポート、その他の授業運営に必要な資料で、正当な教育活動の遂行に必要な場合は、学外持ち出し制限の適用除外とすることができる。
  4. 前項の場合には、教員は,当該個人情報に係る管理者とみなす。
第10条 (開示請求及び開示制限)
  1. 情報主体は、本学が保有する自己に関する個人情報について、管理者に開示の請求をすることができる。
  2. 前項の請求があった場合は、管理者は当該個人情報を開示しなければならない。ただし、開示しないことに正当な理由があると認められる場合は、その理由を文書で通知することにより、個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。
第11条 (訂正又は削除)
  1. 情報主体は、自己に関する個人情報に誤りがあると認められる場合、管理者にその箇所の訂正又は削除を文書により請求することができる。
  2. 前項の請求があった場合は、管理者は遅滞なく調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を情報主体に文書で通知しなければならない。訂正又は削除に応じられないときは、その理由を文書により通知しなければならない。
第12条 (不服の申立て)
  1. 情報主体は、自己の個人情報に関し、第10条第2項及び第11条第2項に規定する請求に基づいてなされた措置について不服がある場合には、個人情報保護委員会に対し、文書で不服の申立てをすることができる。
  2. 個人情報保護委員会は、前項の規定による不服の申立てを受けたときは、すみやかに審議・決定し、その結果を情報主体に文書で通知しなければならない。
第13条 (委任)
  1. この規程の具体的な運用に関しては、法人内各学校で定める。
第14条 (報告)
  1. 本学での個人情報の取扱いに関し、漏えい又は改ざん等の事故が発生した場合には、各学校長及び法人事務部長は、遅滞なく理事長に報告しなければならない。
第15条 (特定個人情報等)
  1. 特定個人情報等の取扱いについては、この規程に定めるもののほか、別に定める特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針及び特定個人情報等取扱規程による。
第16条 (規程の改廃)
  1. この規程の改廃は、理事会において決定する。
附 則

この規程は、2016年2月1日から施行する。

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